Как правильно составить форму служебной записки о депремировании сотрудника — рекомендации и примеры
Депремирование сотрудника является важным этапом в управлении персоналом. Это процесс, во время которого работнику официально объявляется о снижении его заработной платы или о понижении его должности. Депремирование может быть следствием низкой производительности, нарушения корпоративных правил или других причин, означающих недостаточное выполнение трудовых обязанностей.
В данной статье мы предоставим вам образец и пример заполнения формы служебной записки о депремировании сотрудника. Это позволит вам ознакомиться с основными требованиями к такому документу и поможет вам составить его правильно и без ошибок.
Пример заполнения:
Запись № __________
Кому назначена: Фамилия Имя Отчество
Наименование должности: должность
Дата назначения: дата
Основание: указать основание для депремирования
Содержание записки:
Согласно результатам анализа вашей работы и оценки ваших производственных показателей, а также в соответствии с положением о депремировании, утвержденным компанией, было принято решение о вашем депремировании.
В соответствии с указанным решением, согласно прилагаемому добавочному соглашению к вашему трудовому договору, вас депремируют с даты указанной в дополнительном соглашении.
Подробную информацию по причинам и последствиям депремирования вы можете обсудить с вашим руководителем.
С уважением,
Подпись руководителя
Основные понятия
Форма служебной записки — документ, используемый для официального уведомления сотрудника о депремировании или премировании. В данной записке указываются причины такого решения, сумма депремирования или премии, а также период, на который они распространяются.
Основные составляющие служебной записки о депремировании:
| 1. | Наименование организации |
| 2. | Дата составления записки |
| 3. | ФИО сотрудника |
| 4. | Причины депремирования |
| 5. | Сумма депремирования |
| 6. | Период, на который распространяется депремирование |
| 7. | Подпись и печать руководителя организации |
Записка подразделяется на две части — заголовок и текст. В заголовке указывается информация организации, дата и ФИО сотрудника. В тексте записки детализируются причины и детали депремирования. Записка должна быть составлена аккуратно и четко, с соблюдением делового стиля и формальностей.
Причины депремирования
Депремирование сотрудника может быть обусловлено различными причинами, которые не соответствуют требованиям и ожиданиям работодателя. Вот некоторые распространенные причины депремирования:
| Недостаточная производительность | Сотрудник не достигает поставленных целей и не выполняет свои обязанности в срок. Это может включать просроченную сдачу проектов, недостаточно качественную работу или низкую эффективность в выполнении задач. |
| Несоблюдение правил и процедур | Сотрудник не соблюдает установленные правила и процедуры работы, что приводит к нарушению рабочего процесса и созданию проблем в команде. Это может включать неправильное использование ресурсов, несоблюдение предписанных инструкций или игнорирование политики компании. |
| Неаккуратность и ошибки | Сотрудник часто допускает ошибки и неудачи в своей работе. Это может включать частые опечатки, неправильные расчеты или ошибки в аналитических данных. Несоблюдение требований к качеству работы может привести к повышенным затратам и потере клиентов. |
| Нарушение этики | Сотрудник не соблюдает профессиональную этику и нормы поведения на рабочем месте. Это может включать неправильное отношение к коллегам, клиентам или начальству, использование нецензурной лексики или неподобающего поведения. |
| Низкий лидерский потенциал | Сотрудник не проявляет лидерских качеств и не способен эффективно управлять людьми и задачами. Отсутствие инициативы, неспособность принимать решения и эффективно руководить командой часто являются причинами депремирования. |
Образец служебной записки
Управляющему директору ООО Название компании
От: ______________ (ФИО руководителя)
Дата: ______________ (дата составления записки)
Тема: Депремирование сотрудника
Уважаемый(ая) ______________ (ФИО управляющего директора),
Сообщаю Вам о необходимости провести депремирование сотрудника ___________________ (ФИО сотрудника) в связи с ______________________ (причина депремирования). По результатам проведенной оценки его/ее производительности и выполнения рабочих обязанностей, было выявлено, что сотрудник не достиг заданных результатов и не выполнил качественно свои обязанности.
В соответствии с Положением о премировании и депремировании сотрудников, утвержденным компанией, было принято решение о депремировании сотрудника на _______________ (сумма, размер депремирования). Данное решение обусловлено неэффективной работой сотрудника и несоблюдением установленных корпоративных стандартов и процедур.
Прошу Вас принять данное решение во внимание и провести необходимые мероприятия по изменению мотивации и требований к работе данного сотрудника. При этом, предлагаем включить сотрудника в план развития и обучения, а также установить сроки и показатели, которые должны быть достигнуты для восстановления премирования.
Прошу также проинформировать данного сотрудника о принятом решении и предоставить необходимую поддержку и ресурсы для достижения установленных целей.
С уважением,
___________________ (ФИО руководителя)
___________________ (должность руководителя)
Пример заполнения
Депремирование: Сотрудник: Иванов Иван Иванович
- Дата: 01.06.2022;
- Должность: Главный бухгалтер;
- Причина депремирования: Несвоевременное предоставление отчетности;
- Сумма депремирования: 5000 рублей;
- Срок исправления ошибки: 14 дней;
- Подпись руководителя: Иванов Алексей Петрович;
Пожалуйста, ознакомьтесь с данными и примите необходимые меры.
Как правильно оформить подпись
При оформлении подписи в служебной записке о депремировании сотрудника следует придерживаться следующих правил:
| 1. Фамилия, имя и отчество | Подпись должна содержать полное фамилию, имя и отчество сотрудника. При этом следует учитывать, что фамилия, имя и отчество должны быть написаны без сокращений и искажений. |
| 2. Руководитель | Подпись руководителя, принимающего решение о депремировании сотрудника, должна быть нанесена на документ в виде полного имени или инициалов и фамилии. При этом можно указать его должность. |
| 3. Дата | Подпись должна быть датирована, чтобы отразить точное время, когда было принято решение о депремировании сотрудника. Дата должна быть написана полностью, с указанием дня, месяца и года. |
Например:
Подпись сотрудника: Иванов Иван Иванович
(должность сотрудника)
Подпись руководителя: Петров Петр Петрович
(должность руководителя)
Дата: 10 января 2022 года
Правильное оформление подписи недопустимо пренебрегать, поскольку оно гарантирует правовую значимость и авторитетность служебной записки о депремировании сотрудника.
Сроки депремирования
Обычно сроки депремирования указываются в днях или месяцах, в зависимости от политики компании. Однако, при составлении служебной записки необходимо также учитывать законодательные требования и правила, установленные внутренними актами компании.
Постоянное депремирование
Применение постоянного депремирования означает, что измененные условия оплаты труда будут действовать до определенного срока или до выполнения сотрудником определенных условий, указанных в служебной записке.
Временное депремирование
Временное депремирование подразумевает, что изменения в оплате труда будут применяться на определенный период времени. Обычно срок временного депремирования указывается в служебной записке. По истечении срока или после выполнения определенных условий, предусмотренных документом, сотрудник может вернуться к прежней системе оплаты труда.
Методы расчета размера депремирования
1. Метод абсолютной величины
Данный метод предполагает определение размера депремирования путем установления фиксированной суммы или процента от заработной платы сотрудника. Например, размер депремирования может быть установлен в 5% от заработной платы сотрудника.
Преимущество метода абсолютной величины заключается в его простоте и понятности. Однако, этот метод может быть негибким, не учитывая индивидуальные особенности и достижения сотрудника.
2. Метод относительной величины
Этот метод предусматривает оценку работы сотрудника по сравнению с другими сотрудниками или стандартами производительности внутри компании. Размер депремирования определяется исходя из результатов этой оценки.
Преимущество метода относительной величины состоит в том, что он позволяет более точно учитывать индивидуальные достижения и работу сотрудника. Однако, для его применения требуется проведение дополнительной оценки и сравнение с другими сотрудниками.
Независимо от выбранного метода, важно учесть, что депремирование должно быть справедливым и обоснованным. Размер депремирования должен соответствовать реальной производительности и вкладу сотрудника, а также быть пропорциональным нарушениям или недостаткам, за которые оно назначается.
Как сделать депремирование эффективным
1. Предоставьте объективную оценку
Перед тем, как приступить к депремированию сотрудника, необходимо провести тщательную оценку его работы. Важно основываться на конкретных фактах и результативности, чтобы депремирование было справедливым и понятным для сотрудника.
2. Установите четкие критерии
Определите заранее, какие именно показатели будут основой для депремирования. Это поможет сотруднику понять, какие именно аспекты его работы нужно улучшить, и сделает процесс депремирования более прозрачным.
3. Объясните причины депремирования
Важно донести до сотрудника, по каким конкретным причинам он подвергается депремированию. Объясните, какие ошибки или недостатки в его работе привели к такому решению. Так сотрудник поймет, что ему необходимо улучшить и что будет ожидаться от него в будущем.
4. Предложите пути развития
Помимо депремирования, предоставьте сотруднику возможности для развития. Предложите ему курсы, тренинги или наставничество, чтобы помочь ему улучшить свои навыки и знания. Это позволит сотруднику видеть, что предпринимаются шаги для его развития и роста, и может стимулировать его для дальнейших улучшений.
5. Следите за результатами
После депремирования важно продолжить наблюдать за работой сотрудника, чтобы убедиться, что он действительно делает необходимые улучшения. Постоянная обратная связь и составление новых планов развития помогут сотруднику вернуть доверие и поднять свою производительность.
Что делать, если не согласны с решением о депремировании
Если вы не согласны с решением о депремировании, у вас есть несколько вариантов действий:
| 1 | Обсудите свои опасения с непосредственным руководителем. Расскажите о своих достижениях, которые, по вашему мнению, должны были учитываться при принятии решения о депремировании. |
| 2 | Подготовьте апелляцию или официальное письмо, в котором вы представите свои аргументы и противопоставите их обоснованию руководства. Убедительно объясните, почему вы считаете решение несправедливым. |
| 3 | Обратитесь к HR-отделу вашей организации. Возможно, вам будет предложено провести дополнительное собеседование или рассмотрение вашего кейса с участием независимых лиц. |
| 4 | Если все предыдущие шаги оказались неудачными, можете обратиться к профсоюзу или юристу для получения дополнительной помощи и консультации в своей ситуации. |
Важно помнить, что каждая организация имеет свои внутренние процедуры и правила, регулирующие споры и разногласия между сотрудниками и руководством. Поэтому, перед принятием каких-либо действий, рекомендуется ознакомиться с внутренними правилами вашей организации и проконсультироваться с HR-отделом или юристом.
Возможные последствия депремирования для сотрудника
Депремирование сотрудника может иметь различные последствия для его профессионального и личного развития.
Во-первых, снижение заработной платы и уровня должности может привести к финансовым трудностям. Сотрудник может испытывать затруднения в погашении кредитов, оплате счетов и поддержании своего уровня жизни.
Кроме того, депремирование может негативно сказаться на самомотивации сотрудника. Он может потерять интерес и мотивацию к работе, что приведет к снижению его производительности. Это может также повлиять на отношения с коллегами и руководством, а также на общий рабочий климат в организации.
Психологические последствия депремирования могут быть серьезными. Сотрудник может испытывать чувство разочарования, недооцененности и неправедности. Это может привести к снижению самооценки, появлению стресса и депрессии.
Также, депремирование может вызвать сомнения и неуверенность в профессиональных способностях сотрудника. Он может начать сомневаться в своих навыках и компетенциях, что может привести к утрате профессиональной идентичности и поиску новой карьерной направленности.
В целом, депремирование может серьезно повлиять на сотрудника как профессионально, так и лично. Поэтому, при принятии решения о депремировании необходимо учитывать все возможные последствия и предпринять меры для минимизации негативного влияния на сотрудника и его мотивацию.